- Ge inköpsfrågorna en högre status
- Prioritera - alla inköp är inte lika viktiga.
- Följ upp affärerna bättre, det lönar sig i längden.
Så kan man enkelt sammanfatta Västra Götalandsregionens revisorers nyligen avslutade granskning av regionens inköpsverksamhet. Granskningen är en uppföljning av en kartläggning från hösten 2009, då slutsatsen var att regionens inköpsarbete inte fungerade optimalt i förhållande till beslutad policy. Revisorerna konstaterar nu, att bristerna kvarstår.
Inköpsfrågorna är av stor strategisk betydelse, men har i praktiken förskjutits till en nivå som beskrivs ligga mellan den taktiska och operativa.
Inköpsrådet är det organ som ska hantera inköpsfrågorna strategiskt. Rådets uppdrag är att arbeta med frågor som behandlar vad inköpsfunktionen ska göra, men man diskuterar i stället hur det ska går till. I stället för att vara en mötesplats för strategisk kommunikation mellan inköpsfunktionen och verksamheterna har den blivit ett allmänt inköpsforum.
Revisorerna saknar inte minst en regionövergripande strategi för hur man ska differentiera, d.v.s. prioritera, olika upphandlingar. Kostnaderna för en upphandling måste stå i en rimlig relation till de vinster den kan ge.
Avtalsuppföljningen har i vissa delar förbättrats, men revisorerna saknar fortfarande en systematisk ansats till övergripande strategisk styrning.
Förvaltningarna ställer sig i flera fall skeptiska till inköpsfunktionens beräkningar av hur mycket pengar man sparar i upphandlingarna. Avsaknaden av definierade beräkningsmetoder begränsar möjligheten att säkerställa effekterna av inköpsverksamheten..
Revisorerna rekommenderar
- att inköpsrådets arbete lyfts och verkligen läggs på en strategisk nivå.
- att ansvariga differentierar och prioriterar mellan de olika upphandlingarnas vikt
- att ansvariga satsar mer på uppföljning och avtalsvård.
Klicka här för att läsa rapporten.